Die Bedeutung von E-Mail Archivierung geht längst über die Entlastung der Mailserver hinaus. In Deutschland schreibt zum Beispiel die GDPdU seit 2002 die revisionssichere Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails zwingend vor. Die technisch eigentlich nötigen Systeme sind jedoch für den Mittelstand unerschwinglich. Der E-Mail-Archivierungsservice von STIMME.NET macht Compliance* bezahlbar.

Gesetzliche Richtilinien

Rechtskonforme E-Mail-Archivierung erfordert nachweislich unveränderte und unveränderbare Speicherung über lange Zeit – 6, 10 oder sogar 30 Jahre. Viele Unternehmen archivieren E-Mails auf Papier, im Mailserver, in persönlichen Ordnern der Mitarbeiter oder über Backups. Dies dient zwar der Sicherung der Daten gegen Verlust - die geforderte Revisionssicherheit ist aber nicht gegeben. Denn die meisten Mailserver erlauben die Veränderung von E-Mails ohne Spuren – schon mit dem Eintreffen auf dem Mailserver des Unternehmens ist es deshalb mit der Revisionssicherheit vorbei. Auch die geforderten langen Aufbewahrungsfristen werden zum Problem. Scheinbar günstige Systeme sind meist gar nicht in der Lage, Daten über die geforderte Zeit vorzuhalten. Die in größeren Unternehmen eingesetzten Archivierungssysteme sind dagegen kaum zu bezahlen.

Rechtskonforme E-Mail-Archivierung

Der STIMME.NET E-Mail-Archivierungsservice speichert 100 % Ihrer ein- und ausgehenden E-Mails jeweils so, wie sie Ihr Unternehmen erreichen bzw. verlassen. Die Archivierung interner E-Mails ist optional möglich. Die Daten werden außerhalb Ihrer IT in gesicherten Rechenzentren auf redundanten Systemen abgelegt. Der Service erfüllt die Compliance-Anforderungen z. B. nach GDPdU. Archivierte E-Mails können über das Webinterface gesucht und auf Knopfdruck erneut zugestellt werden.

 

*die Einhaltung von Verhaltensmaßregeln, Gesetzen und Richtlinien durch Unternehmen.